Положення про експертну комісію

                                                                                                                   Додаток 2                                                                                                     

                                                              до розпорядження

                                                              сільського голови

                                                               від _18.11.2015__№__139

 

 

 

П О Л О Ж Е Н Н Я

про експертну комісію сільської ради та її

    виконавчого комітету

 

 

 

         1. Відповідно до Закону України «Про національний архівний фонд та архівні установи» і Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року № 1004, Щасливська сільська рада та її виконавчий комітет

( далі – орган місцевого самоврядування) утворює експертну комісію    ( далі – ЕК) для організації та проведення попередньої експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві юридичної особи,    та подання результатів експертизи цінності документів на розгляд ЕК архівного відділу Бориспільської райдержадміністрації.

 

         2. ЕК є постійно діючим органом юридичної особи.

 

         3. У своїй діяльності ЕК керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України та іншими нормативними актами, а також положенням про ЕК, затвердженим на підставі цього  Типового положення.

 

         4. До складу ЕК, який затверджується розпорядженням сільського голови, входять секретар сільської ради,  діловод, землевпорядник, бухгалтер, а також начальник архівного відділу райдержадміністрації (за згодою).

              Головою ЕК призначається, як правило заступник керівника юридичної особи, а секретарем – керівник її архівного підрозділу або особа, відповідальна за архів.

         5. Секретар ЕК за рішенням голови комісії  забезпечує скликання засідань комісії, складає протоколи, доводить до відома керівників та спеціалістів сільської ради та виконавчого комітету рішення комісії, здійснює облік і звітність про проведену роботу з документами, веде документацію ЕК і  забезпечує її збереженість.

 

         6. ЕК працює відповідно до річного плану, який затверджується сільським головою і звітується перед ним про проведену роботу з документами.

 

         7. Завданням ЕК  є організація та проведення спільно зі службою діловодства  експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві сільської ради та її виконавчого комітету.

 

         8. ЕК приймає рішення про:

схвалення і подання до ЕК архівного відділу райдержадміністрації проектів таких документів:

описи справ постійного зберігання, внесені до Національного архівного фонду (далі – НАФ);

 

               описи справ з особового складу;

               номенклатура справ;

               інструкція з діловодства;

               положення про ЕК;

               анотовані переліки унікальних документів НАФ;

               акти про вилучення для знищення документів не внесених до НАФ;

               акти про вилучення документів з НАФ;

схвалення і подання до ЕК архівного відділу переліків проектів проблем (тем), науково- технічна документація яких підлягає внесенню до НАФ;

схвалення описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, переліків відомостей, що становлять службову інформацію, які складаються державними органами, органами місцевого самоврядування, іншими суб’єктами владних повноважень, у тому числі на виконання делегованих повноважень;

схвалення номенклатур справ, описів тривалого (понад 10 років) зберігання юридичних осіб, що належать до сфери управління органу вищого рівня та у діяльності яких не утворюються документи НАФ.

 

         9. Для виконання покладених на ЕК завдань їй надається право:

 

    контролювати дотримання структурними підрозділами та спеціалістами сільської ради та виконавчого комітету, відповідальними за організацію документів у діловодстві, установлених вимог щодо розробки номенклатури справ, формування справ, експертизи цінності документів, упорядкування та оформлення документів;

 

вимагати від структурних підрозділів розшуку відсутніх документів НАФ, документів тривалого зберігання, у тому числі документів з кадрових питань (особового складу), та письмових пояснень у випадках втрати цих документів;

 

  одержувати від структурних підрозділів та спеціалістів відомості та пропозиції, необхідні для проведення  експертизи цінності документів;

визначити строки зберігання документів, що не передбачені типовими та галузевими переліками видів документів із зазначенням строків їх зберігання, та  схвалювати їх з ЕК архівного відділу;

 

  заслуховувати на своїх засіданнях керівників та спеціалістів про стан підготовки документів до архівного зберігання і забезпечення збереженості документів, про причини втрати документів;

 

 запрошувати на засідання як  консультантів та експертів спеціалістів, а в разі необхідності начальника архівного відділу райдержадміністрації;

 

  інформувати сільського голову з питань, що входять до компетенції ЕК.

 

         10. Засідання ЕК проводяться не рідше ніж один раз на рік і вважаються правомочними, якщо на них присутні не менш як дві третини складу членів комісії.

 

         11. Рішення ЕК приймаються більшістю голосів членів ЕК, присутніх на засіданні, оформляється протоколом, який підписується головою і секретарем комісії, та набирають чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕК сільським головою.

 

12. У разі відмови сільського голови затвердити протокол засідання ЕК голова ЕК може звернутися до  експертно - перевірної комісії  Державного архіву Київської області.

13. До складу документів архіву входять:

 документи з паперовою основою, внесені до Національного архівного фонду, тривалого (понад 10 років) зберігання та документи з особового складу;

 науково-технічна документація, аудіовізуальні та електронні документи, створені районною радою або одержані нею на законних підставах;

 фонди особового походження працівників ради, які відіграли певну роль в історії розвитку тієї чи іншої сфери життєдіяльності країни або її окремого регіону;

 документи з різними видами матеріальних носіїв інформації організацій - попередників та підпорядкованих організацій, що ліквідовані;

 друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву;

 довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

 Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архіві окремо.

 

 14. Документи з паперовими носіями інформації передаються в упорядкованому стані від працівників сільської ради до архіву через два роки після завершення їх ведення у діловодстві відповідно до вимог, встановлених Правилами.

 Науково-технічна документація передається до архіву у порядку, встановленому державними стандартами України.

 Аудіовізуальні документи передаються до архіву зразу після завершення їх виробництва.

 

15. Встановлюються такі граничні строки тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду в архіві сільської ради:

  • для документів районної ради - 5 років;
  • документів з особового складу - 75 років;
  • для науково-технічної документації - 25 років;
  • для аудіовізуальних документів - 1 рік після закінчення їх виробництва  або виходу в світ;
  • для електронних документів - 3 роки.